Trong Agile Y, tôi có đề cập tới yearly master plan – phương pháp được tôi sử dụng để tạo lập kế hoạch. Tôi không phải là người theo đuổi trường phái thiết lập và bám theo những kế hoạch dài hạn, song tôi khuyến khích mọi người cần có mục tiêu và một kế hoạch phác hoạ cho một năm; và vì thế, cần có yearly master plan.
Mỗi năm, tôi thường dành từ 1/2 đến 1 ngày để tạo master plan vào ngày đầu năm (dương lịch) với các bước sau:
- Liệt kê những công việc muốn làm trong năm, theo độ ưu tiên. Ví dụ:
- Đọc 18 cuốn sách
- Đi du lịch 3 thành phố
- Viết 1 cuốn sách
- Viết 20 bài blog
- Học bơi
- …
- Dự trù tài chính. Tính toán dòng tiền vào, ra hàng tháng, chi tiêu cố định, chi tiêu phát sinh, tiết kiệm… Ví dụ:
- Tháng 1: lương: 20 triệu, chi tiêu: 10 triệu, tiết kiệm: 10 triệu
- Tháng 2: lương: 20 triệu, chi tiêu: 20 triệu (hàng tháng: 10 triệu + Tết: 10 triệu), tiết kiệm: 10 triệu
- Tháng 3: lương: 20 triệu, chi tiêu: 15 triệu (hàng tháng: 10 triệu + mua điện thoại: 5 triệu), tiết kiệm: 15 triệu
- …
- Dự trù thời gian. Tính toán thời gian cố định cho công việc, giao lưu, nghỉ ngơi… Ví dụ:
- Tháng 1: Bận chuẩn bị Tết, dư 15 giờ
- Tháng 2: Nghỉ Tết, dư 40 giờ
- Tháng 3: Muốn du lịch châu Âu
- …
- Đánh giá 3 danh sách trên. Ba yếu tố trên chính là những yếu tố ràng buộc lẫn nhau, cho thấy được thời điểm và tính khả thi của từng mục tiêu. Ví dụ: Tháng 2 thích hợp cho việc đọc sách và viết blog, tháng 3 là không thích hợp cho mục tiêu du lịch châu Âu bởi tình hình tài chính chưa đảm bảo nhưng lại đủ cho mục tiêu học bơi hoặc du lịch trong nước;… Quay trở lại các bước 1-2-3, điều chỉnh lại mục tiêu, danh sách công việc và thời điểm cho phù hợp. Ví dụ: Điều chỉnh mục tiêu du lịch 3 thành phố xuống 1 hoặc điều chỉnh dự trù tài chính: cần tiết kiệm hơn, cần tìm kiếm nguồn thu khác…
- Liên tục lặp lại các bước này tới khi 3 yếu tố trên đạt sự cân bằng cần thiết và khả thi. Thông thường, một năm tôi sẽ chọn lấy 2 công việc cần thực hiện, trong đó có 1 công việc phải thực hiện: năm trước nữa là du lịch châu Âu, năm trước là Agile Y…
Tất nhiên, khi thực hiện, chúng ta khó có thể bám theo yearly master plan một cách hoàn hảo do hàng trăm sự kiện xảy đến trong năm khiến chúng ta phải điều chỉnh lại kế hoạch / mục tiêu theo từng tuần. Song yearly master plan rất quan trọng, nó cho thấy những gì chúng ta có thể làm và ưu tiên cao nhất trong một năm.
